Agenda de citas (IV): Cómo crear un evento

En este artículo vamos a explicar cómo crear un evento para que tus clientes o los visitantes de tu web puedan reservar en el calendario. 

Un evento puede ser una cita presencial en tu tienda u oficina, una conferencia online en directo que ofreces a un grupo de personas o simplemente una llamada telefónica.

Para ellos iremos a Citas>Eventos a reservar>Crear nuevo evento.

Al hacer clic entraremos en un nuevo menú:

Primero configuramos en qué consiste el evento:

• Nombre: este es el título que aparecerá en la web, así que piensa siempre que es lo que leerá la persona que vaya a hacer la reserva.
• Descripción: este es el otro campo de texto que también aparecerá durante el proceso de reserva.
• Ubicación: aquí escribirás la dirección física, si es un evento presencial como una cita en una peluquería. O bien un enlace a Zoom o Google Meet si es un evento virtual a través de webcam.
• Enviar un e-mail...: cuando el visitante finalice la reserva le llegará un e-mail con toda la información. Ten en cuenta que si sincronizas la agenda con Google Calendar (esto lo haces cuando creas un Operador) también le llegará una confirmación de Google.

Ahora simplemente tienes que añadir los operadores y los servicios que ya habrás configurado previamente en los dos pasos anteriores (II y III):

• Desde Añadir un operador seleccionas a uno o varios operadores (por ejemplo: uno o varios peluqueros)

• Desde Enlazar servicios eliges los servicios que ofrecerá cada Operador.

Igualmente puedes añadir nuevos Operadores y Servicios directamente sin tener que salir de aquí.

Asignar operadores automáticamente: si marcas esta casilla, los visitantes no tendrán la opción de seleccionar al operador (por ejemplo, uno de tus empleados). Solo elegirán el servicio, si hay más de uno. De esta forma las citas se distribuirán uniformemente entre todos tus operadores.

En este menú estableces en qué días y a qué horas se pueden hacer las reservas.

• Operador: si tienes más de un operador tendrás que repetir la configuración para cada uno de ellos.
• El operador está disponible para reservas...: aquí podrás abrir el calendario para las próximas semanas o meses.
• Disponibilidad: establece aquí tu horario habitual de trabajo para reuniones y citas. Por ejemplo, de lunes a viernes de 9:00 o 17:00 o solo algunos días a la semana.
• Días excluidos: si tú o tu empleados os vais de vacaciones unos días, configura aquí los días en que no estarás disponible.
• Incrementos de disponibilidad: esto sirve para que en el calendario no aparezcan tantas horas disponibles para empezar una reunión. Lo recomendable es que marques cada 15 o 30 minutos.
• Antelación de la reserva: con este ajuste no tendrás que estar siempre pendiente de si te cuelan una reunión para esta misma tarde o día, y evitarás reservas de última hora.
• Búfer entre citas: es el tiempo que necesitas para prepararte entre una cita y la siguiente. Es un colchón de tiempo.
• Límite de sesiones: decide cuántas citas o reuniones quieres tener cada día para no tener sobrecargas de trabajo.

Una vez el visitante haya elegido el operador, el servicio, el día y la hora de la reserva, le pedimos sus datos para poder ponernos en contacto con él. Para que se registre la cita, necesitas como mínimo su nombre y su correo electrónico.

Puedes añadir más campos para solicitar más información. Esta configuración es la misma que utilizamos en los formularios. Te enlazamos aquí abajo el artículo sobre el Widget: Formularios.

Para confirmar la reserva de la cita tienes dos opciones:

• Título del mensaje
• Descripción: un texto más largo con instrucciones sobre la cita o reunión que acaban de concertar
• Un botón opcional de llamada a la acción para redirigirles a otra página.

2. Página personalizada: creas una página de gracias específica para cuando el visitante agende una cita contigo.

Estas opciones las encontrarás también en los formularios de contacto o cuando se finaliza una compra en tu e-commerce.

Importante: ahora que has configurado la reserva, ya puedes insertar el widget de citas en cualquier sitio de tu web.